Warum die Versorgungsordnung für den Mittelstand besonders wichtig ist

In Zeiten von Fachkräftemangel und demografischem Wandel sollte die betriebliche Altersversorgung (bAV) immer stärker in den Fokus der Personalstrategien rücken. Gerade mittelständische Unternehmen stehen häufig vor der Herausforderung, mit begrenzten personellen und finanziellen Ressourcen wettbewerbsfähig zu bleiben. Durch eine transparent formulierte und rechtlich geprüfte Regelung der bAV positioniert sich das Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber im hart umkämpften Arbeitsmarkt. Der Versorgungsordnung kommt hier eine besondere Bedeutung zu: Sie bietet neben Transparenz und Effizienz auch zusätzlichen Schutz vor arbeitsrechtlichen Risiken.  

Was ist eine Versorgungsordnung – und warum braucht man sie? 
Die Versorgungsordnung ist wie ein detaillierter Fahrplan für die betriebliche Altersversorgung in dem jeweiligen Unternehmen. Dieses interne Regelwerk hält alle relevanten Aspekte fest: Für wen soll die Versorgungsordnung gelten? Wer hat Anspruch? Welche Leistungsarten werden zugesagt? Wer leistet welche Versorgungsbeiträge? Es werden also auch Rechte und Pflichten von Arbeitgebern und Arbeitnehmern festgelegt. Das Ziel ist klar: Die bAV soll transparent, rechtlich korrekt und effizient strukturiert werden. 

Durch die schriftliche Fixierung aller Regelungen wird sichergestellt, dass die bAV stets im Einklang mit dem Betriebsrentengesetz (BetrAVG) steht. Das minimiert nicht nur Haftungsrisiken, sondern beugt auch potenziellen arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen vor. Gleichzeitig schafft die Versorgungsordnung Transparenz für die Belegschaft. Mitarbeiter erhalten einen klaren Überblick über ihre Ansprüche, vertragliche Rahmenbedingungen und mögliche Zusatzleistungen. Das schafft Vertrauen und erhöht die Akzeptanz der bAV im Unternehmen. 

So hat der Arbeitgeber individuelle Spielräume, die Versorgungsordnung zu gestalten: 

• Der Teilnehmerkreis umfasst in der Regel die gesamte Belegschaft. Allerdings gibt es auch Ausnahmen: Beispielsweise kann für Auszubildende bei einer arbeitgeberfinanzierten Versorgung vereinbart werden, dass sie erst nach Abschluss ihrer Ausbildung und Übernahme in den Betrieb teilnehmen, während sie an der Entgeltumwandlung sofort teilnehmen können.  
• Wichtig zu regeln ist auch, wie mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern umgegangen wird, die bereits eine Versorgung im Unternehmen haben. Ziel ist es natürlich, eine Doppelversorgung zu vermeiden. Hier ergeben sich diverse Gestaltungsmöglichkeiten: Entweder können diese Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre bisherige Versorgung fortführen oder sie können die alte Versorgung beitragsfrei stellen und an der neu angebotenen Versorgung teilnehmen oder es wird ein Anrechnungsmodell vereinbart. 
• Der Arbeitgeber kann den Durchführungsweg festlegen. Gegebenenfalls bestehen auch mehrere Durchführungswege, die dann im Einzelnen in der Versorgungsordnung erklärt werden bzw. die Bedingungen für die einzelnen Durchführungswege erläutert werden und auf diese Weise auch für Transparenz sorgen. 
• Oftmals werden in der Versorgungsordnung mischfinanzierte Formen gewählt, also beispielsweise eine Entgeltumwandlung zuzüglich des obligatorischen Arbeitgeberzuschusses und darüber hinaus ein weiterer Arbeitgeberbeitrag. Soweit ein Arbeitgeberbeitrag aufgewendet werden soll, kann der Arbeitgeber hier die Einzelheiten festlegen. So sollte auch geregelt werden, wie lange Beiträge geleistet werden sollen und welche Regelungen gelten sollen, wenn das Arbeitsverhältnis ruht oder anderweitig unterbrochen wird.  
• Spielräume für den Arbeitgeber ergeben sich auch bei der Hinterbliebenenversorgung. So kann er hier festlegen, an wen im Todesfall des Versorgungsberechtigen Hinterbliebenenleistungen fließen sollen. Unter anderem ist es auch möglich, unter bestimmten Voraussetzungen, Lebensgefährten mit aufzunehmen.  

Unabhängig von der Gestaltung im Einzelfall: Eine standardisierte Versorgungsordnung ist auch ein wichtiges Instrument in der Verwaltung. Sie vereinfacht interne Prozesse, von Neueinstellungen über Vertragsänderungen bis zum Austausch mit Versicherungsträgern, und reduziert so den administrativen Aufwand spürbar. Ihre Stärke liegt auch in der Flexibilität: Die Versorgungsordnung kann individuell auf die Unternehmensstruktur und die Bedürfnisse der Mitarbeiter zugeschnitten werden. Sie lässt sich bei Bedarf schnell an geänderte gesetzliche Rahmenbedingungen oder betriebliche Entwicklungen anpassen. 

Nicht zuletzt hat eine gut strukturierte bAV einen positiven Effekt auf die Außenwirkung des Unternehmens. Sie stärkt das Arbeitgeberimage und wird zu einem wichtigen Argument bei der Gewinnung und langfristigen Bindung qualifizierter Fachkräfte. 

Fazit: Eine Investition, die sich auszahlt 

Jedes Unternehmen, das eine bAV einführt oder bereits anbietet, profitiert von einer Versorgungsordnung. Auch bei den einzelnen Leistungsarten wie Altersleistungen, Hinterbliebenenabsicherung und/oder Berufsunfähigkeitsschutz ist sie sehr hilfreich, weil dort detailliert beschrieben wird, welche Voraussetzungen für die einzelnen Leistungsarten zu erfüllen sind und der Arbeitgeber hierbei auch gewisse Spielräume besitzt. Bei unterschiedlichen Regelungen für verschiedene Mitarbeitergruppen sichert sie zudem den arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz ab. Versorgungsordnungen sind weit mehr als nur eine formale Ergänzung zur betrieblichen Altersversorgung. Die Investition zahlt sich langfristig in Form von Mitarbeiterzufriedenheit und einer rechtlich korrekten und planungssicheren Umsetzung aus. 

Anja Sprick, Justiziarin, Recht | Steuern, Longial